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    公文模板制作规范

    2017-01-07 19:29:37 徐州县域传媒策划中心 阅读

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    对照标准制作模板  规范格式方便应用

    徐州市政协  徐智勇

     

    文章摘要:

    如何规范党政机关行政公文的格式?如何使印发的行政公文符合《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准的规定?

    本文以党政机关行政公文常用的红头文件为目标,逐一对照《办法》和《标准》中对行政公文各要素的具体要求,详细阐述了如何使用微软Word文字处理软件制作标准行政公文模板的方法和步骤。以供学习参考、交流探讨、互助共进。

     

    相关公文格式标准

    1.行政机关的公文种类:主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。

    2.部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。

    3.“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

    4.“报告”不得夹带请示事项。

    5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

    6.公文的结构层次序数:第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。如层次较少可以跨层使用,但层次序列、序数格式不变。

    7.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

    8.标识公文横向距离的长度单位为字。一个字指一个汉字空间。

    9.标识公文中纵向距离的长度单位为行。以一个标准正文字体高度加一个标准行间空白为一基准行。

    10.公文各要素标识规则:《国家行政机关公文格式》标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(含)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词(含)以下的各要素统称版记。

     

    Word公文模板制作

    首先打开Word,进入Word窗口界面。

    一、设置页面

    △《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中有关页面的具体格式要求(以下简称“格式要求”):

    公文用纸采用定量为60g/m2~80g/m2的胶印纸或复印纸。一般采用A4型纸,成品幅面尺寸为210mm×297mm。

    公文页边与版心尺寸:天头(上白边)为37mm±1mm,订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。

    排版规格:正文使用小二号仿宋字体,一般每页排20行,每行24个字。

    ◇制作设置方法:

    1.选择“文件”菜单,选择“页面设置”。

    2.选择“纸张”附签,选择纸张类型为A4。

    3.选择“页边距”附签,选择方向为“纵向”,将页边距分别设置如下:上3.7厘米、下3.5厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。

    4.选择“版式”附签,将页眉边界设置为2.5厘米,页脚边界设置为2.2厘米。

     

    5.选择“文档网格”附签,单击“字体设置”,设置“中文字体”为“仿宋”,“字号”为“小二号”。


    6.选中“指定行和字符网格”,设置“每行”为“24”个字符,“每页”为“20”行。


    二、设置页码

    ◇制作设置方法:

    1.选择“插入”菜单,选择“页码”;

    2.设置“位置”为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”为“外侧”。

    3.单击“格式”按钮,设置“数字格式”为全角的显示格式,单击“确定”按钮完成页码设置。


    4.双击选中页码,将字号设置成“四号”,然后在页码两边各加上一条全角方式的短线“-”,并与页码之间空一半角空格。

    三、设置公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度

    △格式要求:

    涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限,密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。

    紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

    公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

    如需标识秘密等级,用小二号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

    如需标识紧急程度,用小二号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识密级与紧急程度,密级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

    ◇制作设置方法:

    1.公文份数序号:“绝密”、“机密”公文需要标识份数序号,可在公文印制完成后使用打码机在第1行左顶格印制序号。

    2.设置密级和保密期限:在第1行设置一个右空为0的右对齐制表符,按Tab键将光移至右对齐位置,输入“秘密★五年”,秘密两字之间空1字,字体设置为小二号黑体。(可根据修改密级和期限)

    3.设置紧急程度标识:按国家标准规定设置,根据有无密级标识选择紧急程度的排版位置。操作方法同上。

    四、设置发文机关标识

    △格式要求:

    发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

    发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。

    ◇制作设置方法:

    1.在版心第3行输入发文机关标识,如“×××委员会文件”。

    2.设置该行文字字体为“小标宋”,字体颜色为“红色”,字号为“60磅”,字符缩放比例为66%(缩放比例可根据字数多少进行调整,以美观大方为准则)。

    3.设置该段落为“分散对齐”,设置段落行距为“固定值85磅”。 

     

     

    五、设置发文字号

    △格式要求:

    发文字号由机关代字、年份和序号组成。联合行文,只标明主办机关发文字号。

    发文字号用三号仿宋字体,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“﹝﹞”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

    上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人后标全角冒号,冒号后用二号楷体字标识签发人姓名。

    上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

    ◇制作设置方法:

    1.发文机关标识下空一标准正文行,输入发文字号,如“徐政协﹝2006﹞3号”。注:必须是六角“﹝﹞”括号,而不能是“[ ]”括号。

    2.六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号“﹝”、“﹞”后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。

    3.设置该行文字居中;设置字体为仿宋,字号为3号。


    4.如果是上行文,还需要标识签发人姓名。

    设置上行文发文字号和签发人标识:设置发文字号为左对齐空一字符;设置一个右空1字符的右对齐制表符,按Tab键将光移至右对齐处,输入“签发人:李建国”,并设置 “李建国”三字为二号楷体字。(可按此方法另行制作一个上行公文模板)


    六、设置红色分隔反线

    △格式要求:

    发文字号之下4mm处印制一条与版心等宽的红色反线。

    ◇制作设置方法:

    1.首先选中“视图”——“工具栏”——“绘图”,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘Shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线。

    2.选中该直线,在直线上单击右键,选择“设置自选图形格式”,反线的属性要在这里进行设置。

    3.选择“颜色和线条”附签,设置“颜色”为“红色”,“虚实”设置为“实线”,“粗细”设置为“2磅”。

    4.选择“大小”附签,设置“宽度”为“15.6cm”。

    5.选择“版式”附签,单击“高级”按钮,设置“水平对齐”方式为“居中”、相对于“页边距”;设置“垂直对齐”方式为绝对位置,绝对位置选择“页边距”、“下侧7.7厘米”。

     

    七、设置公文标题

    △格式要求:

    公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。

    行政机关的公文种类主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。

    “请示”应当一文一事。

    “报告”不得夹带请示事项。

    公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

    标题一般位于发文字号下空两行,使用二号小标宋字体,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

    ◇制作设置方法:

    1.在发文字号下空2行,输入标题内容。多行标题回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

    2.设置标题文字为二号小标宋字体,居中排列。

    3.对标题段落进行如下设置:选中标题段落,去除段落设置标签“如果定义了文档网格,则对齐网格”项前面方框中的对勾。(如果不设置此项,则多行标题段落之间的行距过大)


    八、设置主送机关

    △格式要求:

    主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

    标题下空1行,左侧顶格用小二号仿宋字体标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

    ◇制作设置方法:

    公文标题下空1标准正文行,左侧顶格,输入主送机关名称加全角冒号;设置字体为小二号仿宋,回行时仍顶格。

    九、设置公文正文

    △格式要求:

    正文一般使用小二号仿宋字体,位于主送机关名称下一行,每自然段首行左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。

    人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

    应当使用国家法定计量单位。

    公文的结构层次序数:第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。如层次较少可以跨层使用,但层次序列、序数格式不变。

    文内使用非规范化简称,应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。

    公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

    ◇制作设置方法:

    正文设置的主要原则:主送机关名称下一行,每自然段首行左空两字,回行顶格;公文正文主体使用小二号仿宋字体,文内各级标题及需要重点突出的可设置其他字体标识。正文字体一般不使用加粗。

    十、设置附件标识

    △格式要求:

    公文如有附件,在正文下空1行左空2字用小二号仿宋字体标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。

    附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”(或带序号)。

    ◇制作设置方法:

    公文如有附件,则在正文下空1行左空2字,输入“附件”加全角冒号,然后输入附件名称;附件如有序号则使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。如:

    附件:1.××××

    十一、设置成文时间

    △格式要求:

    单一机关制发公文的成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。

    单一机关制发公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间。用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”,如“二○○六年三月十八日”。

    公文印制完成后需加盖发文机关印章。

    单一机关制发公文的成文时间右空3字,与正文之间空3行。

    当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

    ◇制作设置方法:

    1.在正文(或附件名称)下空3行,按照公文签发日期输入成文时间(注:“○”不能输入为数字“0”和字母“O”,应使用输入法软键盘中的“单位符号”输入或使用插入符号的方法输入)。

    2.设置成文时间为右对齐空3字。(可在段落格式中设置右缩进)


    十二、设置主题词标识

    △格式要求:

    公文版记应置于公文最后一页(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。

    公文版记各要素之间均加一条反线,宽度同版心。

    公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

    “主题词”用小二号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用小二号小标宋体字;词目之间空1字。

    ◇制作设置方法:

    1.输入“主题词”后加全角冒号;设置字体为小二号黑体。

    2.输入词目,词目之间空1字;设置字体为小二号小标宋。

    十三、设置抄送单位标识

    △格式要求:

    抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

    公文如有抄送,在主题词下1行左空一字,用3号仿宋字体标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后加标句号。如主送机关移至主题词之下,应该标识在抄送机关之上,标识方法同抄送机关。

    ◇制作设置方法:

    1.选择“表格”菜单,“插入”一个行2、列1的表格;

    2.选中表格,右键选择表格属性,设置表格宽度为15.6厘米,横向居中;选择“边框和底纹”按钮,在“预览”窗中将每行的横线选中,竖线取消。

    3.在表格第1行左空1字输入“抄送”加全角冒号,后面输入抄送单位名称,设置字体为三号仿宋。

    4.拖动标尺调整悬挂缩进,使回行后的文字与冒号后的抄送机关名称对齐。(可加按Alt键微调)

    十四、设置印发机关和印发时间标识

    △格式要求:

    印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关位于主题词之下)占1行位置,用3号仿宋字体。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

    ◇制作设置方法:

    1.表格第2行左空1字输入印发机关名称,设为三号仿宋字体。

    2.设置一个右空为1字的右对齐制表符,按Tab键将光移至右对齐位置,输入“20XX年X月X日印发”(使用阿拉伯数码),设置字体为三号仿宋。

    十五、设置印制份数标识

    ◇制作设置方法:

    在公文最后一行,输入“共印XX份”,右对齐(空0),设置字体为小二号仿宋。


    十六、保存成模板文件

    单击“文件”——“保存”,“保存类型”:选择“文档模板(*.dot)”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所在路径(一般不做调整,默认即可)。

    至此,公文模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版。

    制作完成后的公文模板样式如下图:


    十七、调用模板

    以后需要编排这种类型的公文,只需要调出该模板,进行公文内容修改即可。

    1.选择模板创建新公文。选择“文件”——“新建”——“常用”附签,选中所需模板(即制作完成的公文模板),单击确定,即可创建一个新公文。

    2.编排公文各要素内容。按照新文档的需要,对公文要素进行修改,比如删改密级、修改发文字号、输入版记项目内容等;正文内容可直接输入,也可从其它文档中复制。

    3.调整公文各要素位置。主要是调整文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词等要素的位置。

     

    至此,如何对照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准,来制作、保存和使用Word公文模板的方法、步骤已阐述完毕。依据此法,还可以制作一些工作中常用的其他公文模板,以方便日常使用,提高工作效率。